Personvernerklæring for søkere, profiler og deltakere

Sand Casting AS tar personvernet ditt på alvor. Denne personvernerklæringen forklarer hvordan vi samler inn, bruker, deler, lagrer og beskytter personopplysninger når du registrerer deg i vårt castingarkiv, blir kontaktet om en mulig produksjon, deltar i en castingprosess eller blir valgt som deltaker eller medvirkende.

Erklæringen gjelder behandling som Sand Casting AS er ansvarlig for. Når vi utfører casting på vegne av et produksjonsselskap, vil informasjon om den konkrete behandlingen bli gitt i den aktuelle søknadsprosessen.

Sand Casting AS er behandlingsansvarlig når vi selv bestemmer formålet med og hvordan personopplysningene skal brukes, blant annet for vårt eget castingarkiv.

Du kan kontakte oss dersom du har spørsmål om hvordan vi behandler personopplysningene dine, eller ønsker å bruke rettighetene dine.

Når Sand Casting gjennomfører casting på oppdrag fra et produksjonsselskap, kan søknaden bli levert gjennom en løsning som Sand Casting, sluttkunden eller produksjonsselskapet har valgt og inngått avtale med.

Produksjonsselskapet vil normalt være behandlingsansvarlig for opplysningene som behandles i forbindelse med den aktuelle castingen. Sand Casting behandler i slike tilfeller personopplysningene som ledd i castingoppdraget og i samsvar med avtalen og instruksene fra produksjonsselskapet. I enkelte oppdrag kan ansvarsfordelingen være annerledes. Dette vil i så fall fremgå av personverninformasjonen som gis i den aktuelle søknadsprosessen.

Hvem som er behandlingsansvarlig, hvilke leverandører som benyttes, hvor opplysningene behandles, hvor lenge de lagres og hvem de eventuelt deles med, skal fremgå av personverninformasjonen som gis i den enkelte søknadsprosessen.

I forbindelse med gjennomføringen av en produksjon kan Sand Casting også ha behov for å lagre enkelte personopplysninger i våre interne arbeidsverktøy og skyløsninger. Dette kan for eksempel være kontaktopplysninger, tilgjengelighet, avtale- og produksjonsinformasjon og, når det er nødvendig, opplysninger som fødselsdato, fødselsnummer eller kopi av pass eller annen legitimasjon.

Slike opplysninger innhentes og behandles bare når det er nødvendig for den aktuelle produksjonen, og tilgangen begrenses til personer som har behov for opplysningene. Opplysningene slettes når de ikke lenger er nødvendige for formålet, normalt etter at produksjonen og nødvendige administrative oppgaver er avsluttet, med mindre opplysningene må oppbevares lenger på grunn av lovkrav, avtale eller instruks fra den behandlingsansvarlige.

Opplysninger fra slike søknadsprosesser blir ikke lagt inn i Sand Castings eget castingarkiv med mindre personen selv har registrert seg der eller har gitt et eget og frivillig samtykke til dette.

Du kan frivillig opprette en profil i Sand Castings castingarkiv for å bli vurdert og kontaktet om mulige fremtidige castingoppdrag og produksjoner.

Når du registrerer deg, får du tilgang til din egen profil. Du kan se og oppdatere opplysningene dine og når som helst slette profilen gjennom brukerkontoen. Du kan også kontakte oss og be om sletting.

Sand Casting er behandlingsansvarlig for opplysningene i castingarkivet. Behandlingen bygger på samtykket du gir når du registrerer profilen. Samtykket er frivillig og kan trekkes tilbake når som helst.

Opplysningene i castingarkivet kan brukes til å:

• administrere profilen din
• vurdere om du kan være aktuell for roller eller produksjoner
• kontakte deg om konkrete castingmuligheter
• presentere deg for et produksjonsselskap eller en annen oppdragsgiver når det er relevant for en aktuell casting

Vi deler bare opplysninger fra profilen din med et produksjonsselskap eller en annen relevant oppdragsgiver når det er nødvendig i forbindelse med en aktuell casting, og vi har et gyldig behandlingsgrunnlag for delingen. Du vil få informasjon om hvem opplysningene deles med og hvordan de skal brukes.

5.1 Opplysninger du gir oss

Hvilke opplysninger vi behandler, avhenger av hva du registrerer og av den aktuelle produksjonen. Vi kan blant annet behandle:

• navn, fødselsdato, alder, adresse og bosted
• telefonnummer og e-postadresse
• bilder, video- og lydopptak
• høyde, vekt og andre relevante utseendeopplysninger
• yrke, utdanning, erfaring, interesser og ferdigheter
• personlige egenskaper, sivilstatus, familie- og bosituasjon
• lenker til eller opplysninger om profiler i sosiale medier
• kommunikasjon med Sand Casting
• andre opplysninger du selv velger å dele

Vi ber bare om opplysninger som er relevante og nødvendige for castingformålet eller den aktuelle produksjonen.

5.2 Opplysninger fra andre kilder

I enkelte castingprosesser kan vi innhente relevant informasjon fra andre kilder når vi har et lovlig grunnlag for det. Dette kan for eksempel være:

• åpne profiler og offentlig tilgjengelig innhold i sosiale medier
• opplysninger fra oppdragsgivere
• referanser du selv har oppgitt
• opplysninger fra tidligere kontakt med Sand Casting

Dersom vi innhenter personopplysninger om deg fra andre kilder, vil vi informere deg om dette når personvernregelverket krever det.

5.3 Særlige kategorier av personopplysninger

Enkelte produksjoner kan gjøre det relevant å behandle opplysninger om fysisk eller psykisk helse, seksuell orientering eller seksuelle forhold, religion eller livssyn, etnisk opprinnelse, politiske oppfatninger eller fagforeningsmedlemskap.

Vi ber bare om slike opplysninger når de er relevante og nødvendige for den aktuelle castingen eller produksjonen. Dersom behandlingen bygger på samtykke, vil vi be om et eget, uttrykkelig samtykke til behandlingen. Samtykket er frivillig og kan trekkes tilbake når som helst.

Dersom slike opplysninger behandles på et annet lovlig grunnlag, vil du få informasjon om dette når personvernregelverket krever det.

Tilbaketrekking av samtykke påvirker ikke lovligheten av behandlingen som allerede har skjedd.

5.4 Opplysninger om straffbare forhold

I enkelte produksjoner kan det være nødvendig å spørre om eller gjennomføre en bakgrunnskontroll knyttet til straffbare forhold.

Opplysninger om straffedommer og lovovertredelser behandles bare når dette er tillatt etter gjeldende personvernregelverk og øvrig lovgivning, og når opplysningene er relevante og nødvendige for den aktuelle produksjonen.

Vi innhenter ikke politiattest med mindre dette er tillatt eller påkrevd etter lov.

5.5 Dersom du blir valgt som deltaker

Hvis du går videre eller blir valgt, kan vi også behandle ytterligere intervjuer og opptak, avtaler, reise- og tilgjengelighetsopplysninger, opplysninger om tilrettelegging, helse eller sikkerhet, betalings- og skatteopplysninger og annen produksjonsrelatert dokumentasjon.

Når det er nødvendig for den aktuelle produksjonen, kan dette også omfatte fødselsnummer, kopi av pass eller annen legitimasjon. Fødselsnummer innhentes bare når det foreligger et saklig behov for sikker identifisering og opplysningen er nødvendig for dette, eller når det følger av lovpålagte krav.

Opplysninger som Sand Casting oppbevarer i forbindelse med den konkrete produksjonen, slettes når de ikke lenger er nødvendige for formålet, normalt etter at produksjonen og nødvendige administrative oppgaver er avsluttet. Enkelte opplysninger kan oppbevares lenger dersom dette er nødvendig på grunn av lovkrav, avtale eller rettslige krav.

Bruk av opptak i en ferdig produksjon vil normalt også være regulert i en egen deltaker-, medvirkende- eller oppdragsavtale.

Vi kan bruke personopplysningene til:

• å administrere profilen din og holde castingarkivet oppdatert
• å motta, administrere og vurdere søknader
• å vurdere om du er egnet for en rolle eller produksjon
• å kontakte deg om castinger, intervjuer og auditions
• å presentere aktuelle kandidater for relevante oppdragsgivere
• å planlegge og gjennomføre casting og produksjon
• å ivareta deltakernes helse og sikkerhet
• å oppfylle avtaler med deltakere og medvirkende
• å dokumentere samtykker og andre nødvendige tillatelser
• å håndtere betaling, regnskap og lovpålagt dokumentasjon
• å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettslige krav

Opplysningene skal ikke brukes til nye og uforenlige formål uten at vi har et lovlig grunnlag og gir nødvendig informasjon.

Hvilket behandlingsgrunnlag vi bruker, avhenger av hvorfor opplysningene behandles og hvilken type opplysninger det gjelder.

Samtykke

Vi bruker samtykke blant annet for lagring i Sand Castings castingarkiv og kontakt om fremtidige produksjoner.

Når behandling av særlige kategorier av personopplysninger bygger på samtykke, innhenter vi et uttrykkelig samtykke. Et samtykke er frivillig og kan trekkes tilbake når som helst.

Berettiget interesse

Vi kan behandle nødvendige personopplysninger for å administrere en castingprosess og finne egnede kandidater når vi har en berettiget interesse i behandlingen og denne interessen veier tyngre enn personvernulempen for deg.

Du kan protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse.

Avtale

Hvis du går videre som deltaker eller medvirkende, kan nødvendige personopplysninger behandles for å inngå eller oppfylle en avtale med deg.

Rettslig forpliktelse og rettslige krav

Vi kan behandle personopplysninger når dette er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse, eller for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav.

For særlige kategorier av personopplysninger kreves det i tillegg at et av vilkårene for behandling av slike opplysninger er oppfylt.

Det er frivillig å opprette profil i castingarkivet og å søke om deltakelse.

Enkelte grunnleggende opplysninger er likevel nødvendige for at vi skal kunne administrere profilen eller behandle søknaden. Dersom du ikke oppgir disse, kan det hende at vi ikke kan vurdere deg.

Det skal fremgå av registrerings- eller søknadsskjemaet hvilke opplysninger som er obligatoriske, hvilke som er valgfrie og hvorfor vi ber om dem.

Når det er nødvendig og vi har et lovlig grunnlag, kan vi dele personopplysninger med:

• produksjonsselskaper, TV-kanaler, strømmetjenester og andre relevante oppdragsgivere
• relevante medarbeidere og samarbeidspartnere i en produksjon
• leverandører av casting-, lagrings-, kommunikasjons- og IT-tjenester
• regnskapsfører, revisor, advokat eller andre profesjonelle rådgivere
• offentlige myndigheter når vi er rettslig forpliktet til det

Vi deler ikke flere opplysninger enn det som er nødvendig.

Leverandører som behandler personopplysninger på våre vegne, skal bare behandle dem etter våre instrukser og være omfattet av en databehandleravtale.

Produksjonsselskaper, TV-kanaler og andre oppdragsgivere kan være selvstendige behandlingsansvarlige eller felles behandlingsansvarlige for sin behandling av personopplysningene. I slike tilfeller vil ansvaret for behandlingen følge den konkrete rolle- og ansvarsfordelingen.

Søknader som sendes på e-post

Når du søker på et konkret oppdrag gjennom skjemaet på nettsiden, sendes søknaden med vedlegg til Sand Castings e-postadresse for søknader. Utsendingen skjer gjennom en autentisert e-postløsning med kryptert overføring. E-posten er tilgjengelig for de medarbeiderne i Sand Casting som arbeider med den aktuelle castingen, og opplysningene behandles etter de samme prinsippene som i resten av denne erklæringen.

Video, presentasjonsvideo og selftape

Videofiler du laster opp lagres hos en leverandør av videotjenester på våre vegne, og vises bare gjennom en privat visningslenke som ikke er offentlig tilgjengelig eller søkbar. Leverandøren er omfattet av en databehandleravtale og behandler filene bare etter våre instrukser. Legger du inn en lenke til video hos en tredjepart, for eksempel Vimeo, YouTube eller Google Drive, gjelder den aktuelle tjenestens egne vilkår og personvernregler for innholdet du har lagt ut der.

Vi tilstreber at personopplysninger behandles i Norge eller EØS. Enkelte leverandører eller underleverandører kan likevel behandle personopplysninger i land utenfor EØS.

Ved slike overføringer skal vi bruke et gyldig overføringsgrunnlag, for eksempel en beslutning fra EU-kommisjonen om tilstrekkelig beskyttelsesnivå, EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser eller et annet tillatt overføringsgrunnlag.

Ved behov vurderer vi også supplerende sikkerhetstiltak.

Du kan kontakte oss for mer informasjon om behandlingssted, overføringsgrunnlag og sikkerhetstiltak.

Dersom du samtykker til statistikk, brukes Google Analytics for å måle besøk på nettsiden. Slik måling kan innebære at opplysninger overføres til land utenfor EØS. Overføringen skjer på et gyldig overføringsgrunnlag, og du kan trekke tilbake samtykket når som helst gjennom innstillingene for informasjonskapsler.

11.1 Profiler i Sand Castings castingarkiv

Profilen lagres i inntil tre år fra registreringen eller fra siste gang du uttrykkelig bekreftet at du fortsatt ønsker å stå i castingarkivet.

Før perioden utløper kan vi kontakte deg og be deg bekrefte at profilen fortsatt skal være aktiv. Hvis du bekrefter dette, starter en ny periode på inntil tre år.

Hvis du ikke bekrefter innen fristen vi oppgir, blir profilen og tilhørende personopplysninger slettet eller anonymisert.

Vanlig innlogging eller mindre endringer i profilen regnes ikke nødvendigvis som en fornyelse av samtykket. Det skal fremgå tydelig når du blir bedt om å bekrefte videre lagring.

Du kan når som helst slette profilen gjennom brukerkontoen eller kontakte oss. Når profilen slettes eller samtykket trekkes tilbake, fjernes opplysningene fra det aktive castingarkivet uten ugrunnet opphold.

11.2 Opplysninger knyttet til en konkret produksjon

Opplysninger i en søknadsprosess der produksjonsselskapet er behandlingsansvarlig, lagres etter fristene som er oppgitt i personverninformasjonen for den aktuelle produksjonen.

Opplysninger som Sand Casting behandler i egne arbeidsverktøy og skyløsninger som ledd i gjennomføringen av en produksjon, slettes når de ikke lenger er nødvendige for formålet, normalt etter at produksjonen og nødvendige administrative oppgaver er avsluttet, med mindre opplysningene må oppbevares lenger på grunn av lovkrav, avtale eller instruks fra den behandlingsansvarlige.

Sletting fra Sand Castings castingarkiv medfører ikke automatisk sletting av opplysninger som tidligere er delt med et produksjonsselskap i forbindelse med en konkret søknad eller produksjon.

Spørsmål om sletting av slike opplysninger må rettes til den behandlingsansvarlige som er oppgitt i personverninformasjonen for den aktuelle søknaden eller produksjonen.

11.3 Deltakere, lovkrav og rettslige krav

Opplysninger om deltakere og medvirkende oppbevares så lenge det er nødvendig for å gjennomføre og dokumentere produksjonen, oppfylle avtaler og håndtere eventuelle rettslige krav.

Regnskaps- og betalingsdokumentasjon oppbevares så lenge lovgivningen krever det.

Enkelte opplysninger kan oppbevares separat etter at en profil er slettet, dersom dette er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse eller for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav.

11.4 Søknader sendt på e-post, videofiler og vedlegg

En søknad som er sendt på e-post oppbevares så lenge det er nødvendig for å vurdere kandidater til den aktuelle castingen, og slettes deretter fra e-posten og tilhørende mapper. Videofiler og vedlegg slettes etter samme frist, med mindre du selv har lagret dem som en del av profilen din.

Filer som lastes opp gjennom søknadsskjemaet lagres bare midlertidig på nettsiden mens søknaden sendes, og slettes automatisk når e-posten er bekreftet levert. Blir en søknad liggende i en midlertidig feilkø, slettes filene når utsendingen er gjennomført.

Vi kan gjennomføre casting av personer under 18 år når dette er relevant for en produksjon.

Informasjon til barn skal gis på en tydelig og forståelig måte som er tilpasset barnets alder og modenhet. Barnet skal involveres og høres på en måte som er tilpasset alder og modenhet.

Ved casting av personer under 18 år involverer vi som hovedregel forelder eller foresatt. Når behandlingen krever samtykke fra foresatt, innhenter vi dette før behandlingen gjennomføres.

Barnet skal samtidig få informasjon om behandlingen og involveres i beslutningen på en måte som er tilpasset alder og modenhet.

Vi kan be om nødvendige opplysninger for å kontrollere identiteten og rollen til forelder eller foresatt.

Personopplysninger om barn samles bare inn når det er nødvendig, og behandlingen skal være underlagt et særlig vern.

Godkjenning fra foresatt ved registrering

Registrerer du en profil for en person under 18 år, ber vi om navn, relasjon, e-postadresse og telefonnummer til den eller de som har foreldreansvar. Vi ber ikke om fødselsnummer fra foresatte. Foresatt mottar en e-post med en lenke der registreringen kan godkjennes eller avslås.

Vi lagrer hvem som godkjente, tidspunktet for godkjenningen og hvilken versjon av personverninformasjonen som ble godkjent. Har barnet to personer med foreldreansvar, må begge godkjenne. Profilen er inaktiv og vises ikke i castingarkivet før nødvendig godkjenning er mottatt.

Godkjenningen gjelder opprettelse og lagring av profilen. Den er ikke en godkjenning av fremtidige oppdrag, og et konkret prosjekt kan kreve en ny godkjenning fra foresatt. Før en mindreårig tilbys eller utfører et oppdrag, kontrolleres alder, identitet, foreldreansvar og nødvendige samtykker av Sand Casting eller produksjonsselskapet.

Vi bruker ikke helautomatiske avgjørelser som har rettsvirkning eller tilsvarende vesentlig betydning for deg.

Dersom dette endres, vil du få særskilt informasjon om hvordan behandlingen fungerer og hvilke konsekvenser den kan få.

Vi bruker egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysningene mot tap, misbruk, uautorisert tilgang, endring og offentliggjøring.

Tiltakene kan blant annet omfatte:

• tilgangsstyring og begrensning av tilganger
• sikker overføring og lagring
• sikkerhetskopiering
• rutiner for sletting og tilgangskontroll
• avtaler og sikkerhetskrav til leverandører
• rutiner for å oppdage og håndtere personvernbrudd

Tilgang til personopplysningene begrenses til personer som har et tjenstlig behov.

Når vilkårene i personvernregelverket er oppfylt, kan du ha rett til å:

• få informasjon om hvordan vi behandler opplysningene dine
• få innsyn i opplysningene vi har om deg
• få uriktige eller ufullstendige opplysninger rettet
• få opplysninger slettet
• få behandlingen begrenset
• protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse
• motta enkelte opplysninger i et strukturert, alminnelig brukt og maskinlesbart format
• trekke tilbake et samtykke
• klage på behandlingen

Rettighetene gjelder ikke uten unntak. Vi kan i enkelte tilfeller ha rett eller plikt til å avslå en forespørsel, blant annet når opplysningene må beholdes på grunn av lovpålagte krav eller rettslige krav. Du vil i så fall få en begrunnelse.

Kontakt oss på magnus@sandcasting.no for å bruke rettighetene dine.

Vi kan be om nødvendig informasjon for å bekrefte identiteten din. Vi svarer uten ugrunnet opphold og normalt senest innen en måned.

Dersom du mener at vi behandler personopplysningene dine i strid med personvernregelverket, kan du gjerne kontakte oss slik at vi får mulighet til å undersøke og forsøke å løse saken.

Dette begrenser ikke retten din til å klage direkte til Datatilsynet.

Bruk av informasjonskapsler og lignende teknologi på nettsiden beskrives i en egen informasjonskapselerklæring.

Der skal du blant annet få informasjon om hvilke informasjonskapsler og lignende teknologier som brukes, hvem som benytter dem, formålet med behandlingen og hvordan du kan gi eller trekke tilbake samtykke der samtykke er nødvendig.

For informasjonskapsler og andre sporingsteknologier som krever samtykke, må samtykkeløsningen blant annet gi brukeren et reelt og informert valg og gjøre det enkelt å trekke samtykket tilbake.

Slik brukes informasjonskapsler på sandcasting.no

På sandcasting.no kan informasjonskapsler blant annet brukes til å:

• holde brukeren innlogget
• huske valg i skjemaer
• sikre at WordPress og Ultimate Member fungerer
• måle besøk med Google Analytics
• vise innhold fra Facebook, Instagram eller TikTok

Kapslene som er nødvendige for innlogging, skjemaer og drift av nettsiden settes uten samtykke. Analyse, markedsføring og innhold fra sosiale medier krever at du godtar dette, og du kan godta eller avslå i cookievarselet. Du kan trekke tilbake samtykket når som helst.

Vi kan oppdatere personvernerklæringen dersom behandlingen vår, tjenestene våre eller regelverket endres.

Den nyeste versjonen skal være tilgjengelig på nettsiden.

Ved vesentlige endringer vil vi informere berørte personer på en egnet måte.